Her taler vi jo sammen

Detaljer

Senest opdateret: Fredag, 09 december 2011 15:18

En væsentlig forskel på mindre og store virksomheder er, at i den store virksomhed er vi nødt til at have skriftlige procedurer og retningslinier. I den lille er det ikke nødvendigt, for her taler vi sammen.  Det er et svar, vi hører gang på gang. Og lad mig lige slå fast med syvtommersøm: Skriftlige procedurer og retningslinier er bestemt ikke en garanti for, at tingene gøres rigtigt. Og ja – man kan dø af interne memoer og 50-siders procedurer for dit og dat.

En af vores kunder skulle have et ISO 9001-certifikat. Det var bestemt ikke, fordi de selv syntes, de stod og manglede det. De så for sig et kæmpestort papirspøgelse, som ingenting var til, men kunderne forlangte det;  så det var bare at gå i gang.

Nu er det jo sådan med et moderne ISO 9001-system, at der ikke skal skrives skriftlige procedurer og retningslinier for alt mellem himmel og jord. Der er nogle obligatoriske procedurer, men ellers skal der skrives procedurer for det, der erfaringsmæssigt går galt, og det, der ikke må gå galt. Så det startede vi med at spørge efter.

Men det var der ikke noget af, for her taler vi jo sammen og er enige om, hvordan tingene skal gøres.

Så tog vi en runde blandt medarbejderne. Vi spurgte dem her især, om hvilke regler, de fulgte i situationer som eksempelvis:

• Kontrol af kvaliteten på overfladen af produktet – hvor stor er tolerancen?

• Hvornår skal et produkt kasseres, og hvornår må det gå igennem?

• Hvornår skal man standse produktionen og rette helt op, og hvornår skal man prøve at rette op, mens produktionen kører?

• Hvem skal have besked, hvis en leverandør ikke kan levere som planlagt, og produktionsplanen derfor skal laves om?

• Hvilke ting skal undersøges, før man godkender en leverance fra en underleverandør?

• Hvilke ting skal man sikre sig, før man siger ja til en ordre og lover pris og levering?

• Hvornår kan kunden få erstattet et produkt, og hvornår prøver vi at rette fejlen?

• Hvem skal sige OK for hvad, før vi betaler en regning?

• Hvad skal undersøges, før vi lover levering i andre emballager eller på anden måde, end vi plejer?

• Hvad skal undersøges, før vi siger ja til en ordre, der forudsætter store udlæg til materialer og værktøj, og hvor kunden er ny?

• Hvornår skal man involvere den relevante sælger, hvis en produktion til en kunde er faldet lidt skævt ud?

• Og sådan kunne vi blive ved.

Uskrevne procedurer

Ikke overraskende viste det sig jo, at der var meget forskel på svarene, og at forskellene i mange tilfælde kostede eller risikerede at koste rigtigt mange penge. Så var der lige pludselig kød til et rigtigt brugbart ISO 9001-system, men man kunne jo også have valgt at sikre orden i disse ting uden et ISOstempel.

Hvem skal vide hvad, hvornår? Hvem må tage hvilke beslutninger, og hvem skal vide, at de er taget?

De mindre virksomheder holder ikke så mange formelle møder med en dagsorden. Mange ting besluttes over kaffen eller frokosten, på toilettet eller på parkeringspladsen. Og det er der jo ikke noget galt ved, hvis ellers man husker at informere, eller husker, hvad man besluttede.

En uformel kultur er på mange leder en pragtfuld opfindelse, men den har også en bagside. Ofte ser den sådan ud:

• Beslutninger bliver ikke ført ud i livet, fordi vi glemte at beslutte, hvem der skulle stå for det i praksis.

• Det var en glimrende beslutning; vi glemte bare at informere dem, der er ansvarlige.

• De samme problemer dukker op igen og igen fulgt op af de samme beslutninger, som er taget før.

• Ingen kan huske, hvad vi egentlig besluttede for et halvt år siden.

• Og så videre.

Myndighederne går ind for skriftlig dansk

Hvis det skulle være gået hen over hovedet på den opmærksomme læser, så vil jeg ile med at oplyse om, at Arbejdstilsynet siden januar 2005 har været ude at screene en masse virksomheders arbejdsmiljø. De skal blandt andet bedømme virksomhedernes egenindsats, og det gør de på baggrund af dokumentation for, at problemer findes, vurderes og løses. Medarbejdernes inddragelse i arbejdet med arbejdsmiljø er også en væsentlig parameter, som helst skal kunne dokumenteres.

Mange mindre virksomheder ryger ind i gevaldige problemer her. De holder jo ikke møder, de taler sammen. Hvis der er brug for nye sikkerhedssko, så bliver de købt uden så mange dikkedarer. Det samme gælder den håndfrie telefon og rengøringsmidlet uden parfume. Gode ideer til nye arbejdsgange bliver omsat til praksis med det vuns, og det er fuldstændigt utænkeligt at ændre på noget uden at tage dem med på råd, der har skoene på.

Men kan det dokumenteres? Og får virksomheden kredit for alt det, den har gjort i løbet af et år, men som den desværre ikke har overblik over?

Og det er bestemt ikke kun Arbejdstilsynet, der går ind for skriftlig dansk. Det er fremtiden, hvis myndighederne – ingen nævnt, ingen glemt – skal opfatte virksomheden som seriøs.

Tale er sølv, men skrift er guld. Kunsten består i at finde netop de ting, der er grund til at skrive ned.